Pengenalan

Sistem Maklumat Sumber Manusia ;)

Apa yang saya faham tentang subjek ni....mula - mula masuk kelas dah terbayang pasal sistem maklumat. Terfikir kalau kene buat sistem macam mana? ;-p

Sekarang ni kat mana - mana pun orang guna sistem. Nak buat apa pun online sahaja. Orang dulu - dulu nak pegang komputer  pun takut. 'Takut rosak' katanya.... tapi sekarang, tanpa komputer manusia tak boleh buat kerja. 'Shopping' pun online sahaja.

Dalam kerja seharian, saya ada juga guna sistem sumber manusia ni. Salah satunya sistem yang semua penjawat awam guna tu lah...HRMIS...Sebenarnya sistem ni dapat membantu penjawat awam jika digunakan dan dilaksanakan dengan terancang. Banyak modul dalam sistem ni berkait rapat dengan urusan perkhidmatan penjawat awam seperti Pengurusan Prestasi, Pengurusan Rekod Peribadi, e-GL dan macam-macam lagi. Masalah utama sistem hanya capaian talian yang agak lembab. Namun saya percaya kerajaan berusaha menambahbaik sistem dari masa ke semasa.

Bagi urusan perbankan pula, banyak bank - bank yang menggunakan perkhidmatan perbankan online seperti maybank2u, cimbclicks dan lain - lain. Urusan pembayaran juga mudah dilakukan dengan adanya perbankan online.

Pendek kata, dengan wujudnya sistem maklumat sumber manusia yang stratergik, urusan harian pengguna akan lebih mudah dan terancang.

Pengurusan Prestasi

Sistem Penilaian Prestasi adalah suatu sistem yang penting dalam Pengurusan Sumber Manusia bagi menilai pencapaian prestasi anggota dan pencapaian matlamat organisasi.

Pengurusan Prestasi ini dapat memberi hubungkait antara pekerja dengan perancangan atau tindakan kerja organisasi melalui Sasaran Kerja Tahunan yang dibuat pada setiap awal tahun. Ia juga bertindak sebagai maklumbalas terhadap sasaran dan pencapaian individu. Majikan dan pekerja perlu berbincang berkaitan petunjuk prestasi, pengukuran serta penilaian yang perlu ada dalam sistem penilaian prestasi. Selain itu, pengurusan prestasi dapat menerapkan budaya kerja berprestasi cemerlang dalam setiap diri anggota.

Sasaran Kerja Tahunan (SKT) adalah penting bagi menentukan prestasi pekerja. Majikan hendaklah menetapkan sasaran yang perlu dicapai oleh pekerja. Penyediaan SKT yang teratur membolehkan penilaian prestasi anggota dilaksanakan dengan adil, telus dan berdasarkan objektif organisasi.

Dalam sektor awam, penilaian prestasi diadakan pada hujung setiap tahun. Anggota akan mengisi borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan sebagai elemen penilaian. Penilaian akan dibuat oleh dua orang penilai yang bertindak sebagai Pegawai Penilai Pertama dan Pegawai Penilai Kedua. Markah prestasi akan diberitahu kepada anggota oleh pegawai penilai sebagai langkah penambahbaikan dan motivasi kepada anggota.

Warna borang prestasi dibahagikan mengikut kumpulan perkhidmatan anggota tersebut. Warna Ungu untuk kumpulan pengurusan tertinggi, warna hijau untuk kumpulan pengurusan & professional, warna kuning untuk kumpulan sokongan 1 dan warna cokelat untuk kumpulan sokongan 2.

Pada masa ini, kerajaan Malaysia sedang dalam proses melaksanakan penilaian prestasi secara atas talian melalui sistem yang telah dibina iaitu Sistem Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS). Menggunakan Modul Pengurusan Prestasi, anggota hanya perlu log masuk ke dalam sistem HRMIS dan seterusnya membuat Sasaran Kerja Tahunan menggunakan modul tersebut. 

Pada mulanya agak sukar untuk menyesuaikan format SKT Online dengan SKT manual yang dibuat saban tahun. Maklumlah SKT manual dibuat berdasarkan format sendiri, bila guna sistem medan yang wajib diisi memang kene isi. Kalau tak, tak boleh nak hantar pada penilai. Mencabar juga guna sistem, sebab masalah talian. Perlu cari masa yang sesuai dan pastikan capaian talian adalah memuaskan. 

Walaubagaimanapun, penggunaan sistem penilaian prestasi adalah satu usaha yang baik. Ini disebabkan oleh faktor keselamatan yang tinggi dan penjimatan kos serta ruang penyimpanan. 

Rujukan:

1. http://www.scribd.com/doc/3102008/NOTA-PENGURUSAN-PRESTASI 
   2. http://www.eghrmis.gov.my

Pengambilan Pekerja Menggunakan Teknologi Maklumat

Pengambilan dan pemilihan pekerja adalah proses permulaan sumber manusia. Pengurus sumber manusia akan mengkaji setiap aspek berikut dalam proses ini;

i.                     Apa pekerjaan yang diperlukan

ii.                   Bila masa yang diperlukan

iii.                  Bagaimana pengambilan akan dijalankan

iv.                 Dimana jawatan diperlukan

v.                   Kenapa jawatan diperlukan

vi.                 Siapa calon yang sesuai untuk jawatan tersebut

                Selepas mengkaji aspek – aspek di atas beserta spesifikasi dan justifikasi tugas yang diperlukan, ia boleh dijadikan panduan dalam proses pengambilan pekerja. Terdapat dua sumber dalam proses pengambilan pekerja iaitu melalui sumber dalaman dan sumber luaran.

Pengambilan Sumber Dalaman

        Bernardin & Russell (1997)berkata bahawa merekrut melalui sumber dalamanmerujuk kepada usaha pengrekrutan ke atas sesuatu posisi kerja daripada parapekerja yang sedia ada di dalam syarikat. Menurut June (1994),sumber pengambilan pekerja dalaman yang penting ialah pekerja sendiri yang sedia ada. Kebanyakan organisasi kalau boleh lebih sukamemenuhi jawatan kosong dengan calon-calon dalaman. Terdapat beberapa kelebihan yang wujud apabila merekrut melalui sumber dalamanini.  Antaranya ialah :

• Melibatkan kos yang murah berbanding jika dibuat secara luaran.
• Kemahiran dan keupayaan pemohon kerja lebih diketahui berbandingpemohon daripada sumber luaran
• Polisi organisasi yang memberi peluang kenaikan pangkat ini (apabila dibuat melalui sumber dalaman) akan mengukuhkan moral pekerja,komitmen mereka dan juga kepuasan kerja.

Walau bagaimanapun terdapat juga beberapa kelemahan yang wujud melaluipenggunaan melalui sumber dalaman ini, antaranya;

• Pendekatan ini dikatakan sebagai mahu mengekalkan cara kerja yanglama dalam melakukan sesuatu.
• Kepelbagaian idea dan pemikiran baru tidak dapat dicambahkan denganlebih meluas akibat penggunaan sumber dalaman sahaja
• Politik dalaman mungkin akan memberi kesan yang besar dalam prosespengrekrutan dan juga proses pemilihan, apabila melalui sumber dalaman.

Pengambilan dari Sumber Luaran

                Bernardin & Russell (1997)menyatakan bahawa ianya merujuk kepada merekrutuntuk sesuatu posisi kerja daripada sumber luar dari syarikat.

                Sesetengah organisasi lebih suka mengambil pekerja baru dari luar organisasi kerana hendak mendapatkan idea dan inovasi dan selalunya sumber luaran ini adalahbertujuan untuk memenuhi kekosongan kerja di peringkat kemasukan (June, 1994).

Kelebihan menggunakan pengrekrutan melalui sumber luaran ini ialah :

• Ianya merupakan satu pendekatan yang boleh mencambahkan pemikiran dan juga idea-idea baru dalam proses membuat sesuatu keputusan berkaitan kerja.

Manakala kelemahan-kelemahan yang mungkin wujud pula ialah :

• Pengambilan pekerja baru dari luar syarikat mungkin memberi kesannegatif terhadap moral dan keakraban ahli kumpulan kerja yang sedia ada dalam syarikat tersebut.
• Pekerja dari luar syarikat selalunya mengambil masa yang lebih lamauntuk mempelajari berkenaan aspek kerja.
• Pengrekrutan dari luar juga memerlukan kos yang lebih tinggi berbandingpenggunaan sumber dalaman.

       Dengan adanya Sistem Maklumat Sumber Manusia, organisasi kebiasaannya melaksanakan proses pengambilan dan pemilihan pekerja secara online sahaja. Individu hanya perlu melayari laman web untuk mendapatkan peluang pekerjaan. 

         Kementerian Sumber Manusia juga telah menyediakan kemudahan untuk mempertingkatkan mobilisasi tenaga kerja negara secara elektronik. Organisasi boleh mengiklankan jawatan kosong secara percuma melalui aplikasi Electronic Labour Exchange (ELX).

               

       Urusan pengambilan pekerja juga bertambah mudah dengan adanya pembinaan sistem maklumat sumber manusia. Contohnya Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia telah memperkenalkan sistem pengambilan pekerja secara on-line. Calon hanya perlu mengisi borang SPA.8 on-line di laman www.spa.gov.my. Calon juga boleh menyemak status pendaftaran mereka secara on-line. Ia menjimatkan waktu dan memudahkan pengguna dan majikan.

          Kesimpulannya, pengambilan dan pemilihan pekerja boleh dilakukan dengan mudah dan pantas dengan adanya sistem maklumat sumber manusia.

Rujukan :

1. http://www.scribd.com/doc/2524295/Kertas-Kerja-Pengurusan2
2. www.hrmis.gov.my
3. www.malaysia.gov.my
4. www.spa.gov.my

Kelebihan Maklumat dan Daya Saing

Apa itu sistem maklumat??? 

Sistem maklumat adalah gabungan sumber dari institusi, perkakasan, perisian, rangkaian komunikasi dan data yang mengumpul, menukar dan menyebarkan maklumat di dalam organisasi. Antara kebaikan sistem maklumat adalah;

i.         Meningkatkan produktiviti pekerja dengan mengurangkan masa bekerja, kesilapan dan kos.

ii.        Ia juga dapat meningkatkan daya membuat keputusan.

iii.       Dapat membuat perkongsian perniagaan dan kerjasama.

iv.     Membolehkan jangkauan global di seluruh dunia dengan mengambil kira budaya setiap negara atau masyarakat.

v.   Memudahkan transformasi organisasi sebagai organisasi yang berkembang dan memberi respon kepada pesanan yang sentiasa berubah – ubah.

Sistem maklumat digunakan dalam kebanyakan urusan dalam kehidupan harian. Contohnya urusan perbankan, perniagaan, pendidikan, perubatan dan berbagai lagi.  Dalam institusi kerajaan juga terdapat banyak sistem yang dibangunkan bertujuan untuk memudahkan capaian dan mengurangkan kos serta tenaga kerja. Sistem – sistem seperti e-filing, e-perolehan, e-penyata gaji, HRMIS dan  bermacam sistem diharap dapat membantu masyarakat Malaysia pada amnya serta penjawat awam secara khusus.

Apa yang saya tahu, pembinaan sistem maklumat stratergik adalah apabila sistem tersebut mempunyai kelebihan daya saing, dapat mengurangkan kelemahan daya saing atau dapat memenuhi lain – lain objektif organisasi. Ini bermakna pembinaan sistem tersebut berjaya apabila pengguna tidak merasa ia adalah bebanan dan  menjadikan urusan harian mereka lebih mudah.

Kelebihan Daya Saing…

Daya saing penting dalam sesebuah industri bagi memastikan penambahbaikan sentiasa dilakukan untuk kepuasan hati pelanggan. Bagi memastikan sesebuah perniagaan itu berjaya, organisasi perlu membina strategi untuk menangani kuasa – kuasa ini ;

i.                     Persaingan pesaing dalam industri

ii.                   Peserta baru ke dalam industri dan pasaran

iii.                  Gantikan produk yang boleh menawan pasaran

iv.                 Kuasa tawar-menawar pelanggan

v.                   Kuasa tawar-menawar pembekal

Contohnya; perkhidmatan hospital kerajaan

Macam yang kita semua tahu, kerajaan telah menjadikan industri perubatan sebagai salah satu perkhidmatan utama kerajaan. Oleh sebab itu, kerajaan sentiasa memastikan perkhidmatan perubatan di bawah Kementerian Kesihatan adalah yang terbaik. Pesaing utama hospital kerajaan adalah wujudnya hospital – hospital swasta bertaraf pakar yang menyediakan perkhidmatan dan layanan yang baik terhadap pelanggan. Selain itu, klinik – klinik swasta juga banyak dibuka berdekatan kawasan taman – taman perumahan yang memudahkan pelanggan datang untuk mendapatkan rawatan.

             Sehubungan dengan itu, kerajaan telah mengambil pelbagai inisiatif bagi menangani aduan – aduan ketidakpuasan hati pelanggan terhadap perkhidmatan di agensi perubatan kerajaan. Contohnya Klinik 1Malaysia yang diperkenalkan pada tahun 2011 bagi memudahkan golongan berpendapatan rendah mendapatkan rawatan. Klinik ini dibuka pada jam 10 pagi hingga 10 malam. Sasaran utama adalah golongan berpendapatan rendah. Namun, Klinik 1 Malaysia dikunjungi oleh pelbagai lapisan masyarakat. Selain itu, pesakit ulangan juga boleh menggunakan kemudahan SMS & Ambil, Pos Laju dan Farmasi Pandu Lalu untuk mendapatkan ubat – ubatan mereka. Pesakit tidak perlu lagi menunggu lama untuk mendapatkan perkhidmatan farmasi.

             Stratergi yang terbaik boleh diambil bagi menangani kuasa – kuasa yang ada. Penjenamaan semula, projek inovasi, perkembangan industri, kerjasama dengan pesaing industri dan pelbagai stratergi lain boleh dijalankan bagi memastikan organisasi berdiri kukuh standing dengan organisasi gergasi yang lain.